Politică de confidențialitate

Această notă informativă descrie de ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal și oferă informații despre drepturile dumneavoastră atunci când compania acționează ca un Operator de date cu caracter personal.

Datele cu caracter personal înseamnă orice informație despre o persoană care identifică persoana sau poate duce la identificarea acesteia.

Politica noastră este de a colecta date personale necesare în scopurile determinate de activitățile companiei și le cerem clienților și partenerilor noștri să ne furnizeze acele date personale necesare în aceste scopuri. Datorită diversității de servicii și/sau produse pe care le oferim, descrise aici, este posibilă prelucrarea mai multor categorii de date cu caracter personal, care variază în funcție de tipul de produs/serviciu/activitate/scopul prelucrării.

Principalele date/categorii de date prelucrate de societate pot fi, după caz și în funcție de scopurile asociate prelucrării, date precum:

• datele de identitate (nume, prenume, seria și numărul actului de identitate/starea civilă etc.), alte date din actele de identitate (cum ar fi data nașterii etc.)
• detalii de contact (adrese de e-mail, adresa de domiciliu/reședință, numere de telefon)
• datele obținute prin accesarea platformelor online ale companiei (cum ar fi identificatorul online al persoanelor care accesează unul sau mai multe dintre site-urile sau paginile companiei, identificatorul prelucrat în scopurile menționate în Politica de cookie-uri aferentă paginii/Site-ului), potențialele date primite/ colectate prin intermediul platformelor de rețele sociale
• preferințe privind tipurile de servicii și produse,
• date necesare pentru evaluarea riscurilor referitoare la reprezentanții/garanțiile persoanelor fizice în legătură cu clienții persoane juridice

Sursa datelor personale și , dacă este caz, surse disponibile publicului

În general, colectăm date cu caracter personal direct de la dvs. Putem prelucra date personale colectate din alte surse, cum ar fi: furnizori sau parteneri, alte surse disponibile public (cum ar fi ORC, ANAF, mass-media, site-uri de rețele sociale etc.)

Ce tipuri de prelucrare de date realiză firma noastră?

Compania noastră prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate în această notă informativă, iar pentru fiecare scop pot fi utilizate una sau mai multe operațiuni de prelucrare a datelor precum colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin transmitere, diseminare sau punerea la dispoziție în alt mod, aliniere sau combinare, restricție, ștergere sau distrugere.

Scopuri pentru care sunt prelucrate datele personale

Compania prelucrează datele cu caracter personal în scopuri multiple, iar metodele de colectare, temeiul legal de prelucrare, utilizare, dezvăluire, perioade de păstrare etc. pot fi diferite, în funcție de scop.

Putem folosi datele personale pentru unul sau mai multe dintre scopurile descrise în această notă informativă. În cazul în care compania va prelucra ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care ați fost deja informat și care nu este compatibil cu scopurile pentru care datele au fost inițial colectate/aduse la cunoștință, compania va furniza informații cu privire la acel secundar. scop și orice informații suplimentare relevante.

Folosim datele personale în principal în următoarele scopuri:

• Desfășurarea obiectului de activitate al societății, furnizarea de produse și prestarea de servicii legate în special de activitatea principală a societății
• Gestionarea relațiilor noastre cu clienții, furnizorii, profesioniștii din diverse domenii de activitate etc., îmbunătățirea activității și serviciilor companiei în relația cu clienții și partenerii noștri, corespondență, oferte, negocieri, gestionarea contractelor.
• Prelucrăm datele cu caracter personal pentru a ne îndeplini obligațiile și angajamentele contractuale față de dvs.
• Gestionarea riscurilor asociate afacerii noastre, în sensul că luăm măsuri de securitate pentru protejarea datelor cu caracter personal, măsuri care presupun detectarea, investigarea și rezolvarea amenințărilor de securitate. Datele personale pot fi prelucrate ca parte a monitorizării securității fizice sau în aplicațiile informatice pe care le folosim. Totodată, putem efectua verificări asupra persoanelor fizice care acționează ca reprezentanți și/sau garanți ai clienților sau partenerilor, persoane juridice.

În cazul vizitei site-urilor noastre sau a paginilor noastre de pe rețelele de socializare, este posibilă prelucrarea unor informații despre identificatorul online al vizitatorului în scopurile menționate în Politica de cookie-uri (pentru mai multe informații accesați Politica de cookie-uri) sau alte date cu caracter personal potențial primite / colectate prin aceste platforme și/sau din rețelele de socializare sau din alte surse publice digitale.

• Respectarea cerințelor legale și/sau de reglementare, precum cele cu caracter fiscal sau cele solicitate prin acte normative speciale care ne reglementează obiectul de activitate sau, după caz, de arhivare.
• Management economico-financiar-administrativ.
• Constatarea exercițiului sau apărării unui drept în instanță.
• Statistici interne.

Temei legal și condiții de legalitate pe care se baza prelucrarea datelor

Bazele legale ale prelucrării au în vedere prevederile Regulamentului și actele normative privind prelucrarea datelor cu caracter personal adoptate în România, prevederile legislației aplicabile în domeniul de activitate al societății, Codul civil, Codul fiscal și legislația fiscală aferentă.

Prelucrarea se bazează pe cel puțin una dintre următoarele condiții de legalitate a prelucrării:

• prelucrarea poate fi necesară în vederea încheierii unui raport juridic/contract și/sau pentru executarea acestuia;
• prelucrarea poate fi necesară pentru a îndeplini o obligație legală care revine Societății (de exemplu cele referitoare la gestionarea documentelor justificative fiscale);
• prelucrarea poate fi necesară pentru a îndeplini o sarcină care servește un interes public (de exemplu, cele legate de operațiunile de arhivare);
• prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Companie sau de un terț, respectiv:

1. pentru administrarea activității noastre, furnizarea de bunuri și prestarea de servicii legate în special de activitatea principală a Societății
2. pentru gestionarea relațiilor noastre cu potențialii clienți și clienți sau partenerii noștri
3. pentru gestionarea riscurilor legate de activitatea noastră
4. gestionarea sesizărilor/ reclamațiilor în legătură cu serviciile noastre, pentru a putea rezolva eventualele probleme sesizate, respectiv pentru a ne putea îmbunătăți produsele și/sau serviciile, pentru a constata exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Prelucrarea se poate baza pe consimțământul dumneavoastră, numai dacă ne aflăm în unul dintre cazurile prevăzute expres de Regulament în acest sens.

Cât timp păstrăm datele personale?

Reținem datele cu caracter personal pe care le prelucrăm atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate (în conformitate cu legea sau reglementările aplicabile), cum ar fi:

• pe durata derulării contractului/raportului juridic pentru datele personale necesare executării, inclusiv datele personale cu care societatea poate intra în contact în derularea raportului juridic.
• Până la expirarea termenului de prescripție, în cazurile în care societatea ar avea un interes legitim în reținerea anumitor date cu caracter personal în legătură cu o eventuală dispută care ar putea apărea între părți.
• Pentru perioada prevăzută de lege în situațiile în care există reglementări aplicabile în acest sens (de exemplu, în cazul evidențelor contabile obligatorii și documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate financiară etc.)
• Pe durata gestionării relației cu potențialii clienți/ clienți/ beneficiari ai serviciilor noastre/partenerii societății și reprezentanții acestora, respectiv până la exercitarea dreptului de renunțare, pentru transmiterea de comunicații care conțin informații și oferte privind serviciile și/sau produsele noastre altor persoane, după caz, comunității comerciale
• până la retragerea consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal bazată exclusiv pe consimțământ
• în perioada de arhivare în interes public menționat de lege sau în politicile aplicabile ale societății, după caz, pentru datele conținute în documentele pentru care legea sau societatea prevedea arhivarea

În orice alt caz sau în lipsa unor cerințe legale, de reglementare sau contractuale specifice, perioada noastră de referință pentru păstrarea datelor cu caracter personal este de cel puțin 3 ani de la data începerii relațiilor/ ultimului contract dintre  companie și persoana vizată.

Orice date pot fi păstrate de către companie, cu excepția prevederilor de mai sus, acolo unde este cazul, până la expirarea termenului de prescripție, în ceea ce privește situațiile în care compania ar avea un interes legitim în păstrarea anumitor date cu caracter personal în legătura cu un potențial litigiu care poate apărea între părți, de exemplu în contextul posibilei angajări a răspunderii juridice a societății sau a persoanei vizate de prelucrare.

În orice caz, cu excepția cazurilor impuse de legea aplicabilă, vă vom șterge datele în momentul în care veți solicita. Situațiile excepționale aplicabile vor fi comunicate solicitantului prin răspunsul transmis acestuia de către compania noastră în legătură cu solicitarea de ștergere a datelor.

Drepturile dvs. și cum să le practicați

Compania noastră este responsabilă pentru facilitarea exercitării oricăruia dintre drepturile dumneavoastră enumerate mai jos.

Oricare dintre aceste drepturi poate fi exercitat prin trimiterea unui e-mail la contact@apollotech.ro.

Pentru protecția datelor dumneavoastră, pentru a preveni abuzul unor persoane rău intenționate care ar urmări accesul la datele dumneavoastră, compania noastră vă poate solicita să parcurgeți în prealabil niște pași de identificare, pentru a vă asigura că sunteți persoana care vă exercită drepturile. menționate mai jos prin intermediul unei cereri. Dacă primim o solicitare din partea dumneavoastră cu privire la exercitarea oricăruia dintre drepturile de mai sus, vă putem cere informații suplimentare pentru a vă verifica identitatea înainte de a acționa în baza solicitării dumneavoastră.

Dacă depuneți o cerere în format electronic pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, informațiile vor fi furnizate de către compania noastră și în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care solicitați alt format.

Vom încerca să răspundem cu promptitudine oricărei solicitări din partea dumneavoastră și, în orice caz, în limitele de timp specificate expres în prevederile legale aplicabile (de obicei 30 de zile de la înregistrarea cererii). În anumite situații prevăzute expres de legea aplicabilă, este posibil să percepem o solicitare de acces care va ține cont de costurile administrative necesare pentru îndeplinirea cererii.

În cazul în care, ca urmare a aplicării prevederilor legale, societatea noastră nu poate da curs, în totalitate sau în parte, unei solicitări primite de la dumneavoastră în calitate de persoană vizată, situațiile excepționale aplicabile vă vor fi comunicate prin intermediul răspunsului transmis de societatea noastră în legătură cu solicitarea în cauză.

• Dreptul de acces: Aveți dreptul de acces, în conformitate cu articolul 15 din Regulament, respectiv pentru a obține confirmarea de la companie, dacă prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, următoarele informații:
• scopurile prelucrării;
• categoriile de date cu caracter personal în cauză;
• destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau urmează să fie dezvăluite datele cu caracter personal, în special destinatarii din țări terțe sau organizații internaționale;
• acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizează că datele cu caracter personal vor fi stocate sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru determinarea acestei perioade;
• existența dreptului de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal sau dreptul de a se opune prelucrării;
• dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere;
• dacă nu sunt colectate date cu caracter personal de la dvs., orice informații disponibile despre sursa acestora;
• existența unui proces decizional automatizat, inclusiv crearea de profiluri, menționat la articolul 22 alineatele (1) și (4) din regulament, precum și, cel puțin în aceste cazuri, informații relevante privind logica utilizată și importanța și consecințele așteptate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată. orice informație disponibilă despre sursa acesteia;
• În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate într-o țară terță sau într-o organizație internațională, aveți dreptul de a fi informat cu privire la garanțiile corespunzătoare în temeiul articolului 46 din Regulamentul de transfer.

La cererea dumneavoastră, compania pune la dispoziție o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării.

• Dreptul la rectificarea datelor: Aveți dreptul de a obține de la companie, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc, în conformitate cu articolul 16 din Regulament. În funcție de scopurile pentru care au fost prelucrate datele, aveți dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
• Când este posibil sau necesar, vom face corecții (după caz) pe baza informațiilor actualizate și vă vom informa despre acest lucru dacă este necesar.
• Dreptul de ștergere a datelor: Aveți dreptul de a obține de la companie ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc (conform articolului 17 din Regulament), fără întârzieri nejustificate, cu excepția anumitor cazuri prevăzute de Regulament, dacă se aplică unul dintre următoarele motive:
• Datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
• retrage consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea în măsura în care prelucrarea se bazează exclusiv pe consimțământ și nu există un alt temei legal pentru prelucrare;
• vă opuneți prelucrării efectuate în scopul unui interes public sau pentru interesele legitime urmărite de companie sau de un terț și nu există motive legitime pentru a prevala asupra intereselor/drepturilor și libertăților dumneavoastră fundamentale privind prelucrarea sau vă opuneți la prelucrarea în scopuri directe;
• datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
• datele cu caracter personal trebuie șterse pentru a respecta o obligație legală care revine societății în temeiul legislației Uniunii sau naționale în temeiul căreia se află;
• alte situații prevăzute de regulament în măsura în care acestea sunt aplicabile.

• Dreptul la o restricție a prelucrării: Aveți dreptul de a obține o restricție a prelucrării (conform articolului 18 din Regulament) în următoarele cazuri:
• Contestă acuratețea datelor, pe o perioadă care să permită societății să verifice exactitatea datelor;
• Prelucrarea este ilegală, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării acestora;
• Societatea nu mai are nevoie de datele personale în scopul prelucrării, dar le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• V-ați opus prelucrării în conformitate cu articolul 21 alin. (1) din Regulament, pentru perioada în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

• Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi datele dumneavoastră cu caracter personal (conform articolului 20 din Regulament) pe care le-ați furnizat societății, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat, și la transmiterea către alt operator, fără obstacole de la companie, dacă:
• prelucrarea se bazează pe consimțământ în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (a) sau articolul 9 alineatul (2) litera (a) din Regulament sau pe un contract în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (b). ) din Regulament;
• prelucrarea se realizează prin mijloace automate.

În cazul exercitării dreptului la portabilitatea datelor cu caracter personal, acestea pot fi transmise direct de la companie unui alt operator indicat în mod expres de dumneavoastră, în cazul în care acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

• Dreptul de a vă opune: Atunci când prelucrarea este efectuată în scopul intereselor legitime urmărite de companie sau de un terț, în orice moment aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării efectuate în scopul a intereselor legitime urmărite de companie sau de un terț, inclusiv crearea de profiluri. În acest caz, compania nu va mai prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, cu excepția cazului în care demonstrează că are motive legitime și convingătoare care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau că scopul este stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în tribunal.

• Dreptul de a vă opune prelucrării în scopuri de marketing direct: Atunci când prelucrarea vizează marketingul direct, aveți dreptul de a vă opune în orice moment prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv crearea de profiluri, în măsura în care are legătură cu acel marketing direct.

• Dreptul de a retrage consimțământul: Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul de a vi-l retrage în orice moment. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului anterior retragerii acestuia. Presupunerea retragerii consimțământului nu este aplicabilă în cazurile în care baza prelucrării nu este consimțământul.

Dreptul de a depune o plângere

Pentru orice reclamații cu privire la utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să trimiteți un e-mail cu detaliile reclamației dumneavoastră la contact@apollotech.ro.

Vom analiza și răspunde oricăror reclamații pe care le primim în termenele legale.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Destinatari sau categorii de destinatari ai datelor personale:

Societatea poate transmite / acorda acces / dezvălui date cu caracter personal în principal următoarelor categorii de entități:

• autorități și entități publice (cum ar fi autoritățile fiscale etc.)
•  parteneri de afaceri

Transferurile și dezvăluirile nu se fac, în principiu, către entități din afara Uniunii Europene. Dacă compania transmite datele dumneavoastră cu caracter personal către o țară terță sau către o organizație internațională, ne vom asigura că acestea sunt protejate corespunzător, că transmitem datele într-o țară care oferă un nivel adecvat de protecție, așa cum este evaluat de Comisia Europeană sau, dacă se consideră că țara nu are legi echivalente cu standardele UE de protecție a datelor, vom solicita terțului să încheie un contract/acord/instrument cu caracter obligatoriu din punct de vedere juridic care să reflecte aceste din urmă standarde sau să ofere alte garanții adecvate acest sens.

Consecințele refuzului de furnizare a datelor cu caracter personal

Dacă datele cu caracter personal sunt colectate direct de la dumneavoastră, vă informăm că de obicei nu sunteți obligat să furnizați informațiile dumneavoastră personale către Companie, cu excepția cazului în care furnizarea acestora este o obligație legală sau contractuală ori o obligație necesară pentru încheierea unui raport juridic/contract.

Așadar, în astfel de situații, în funcție de datele pe care refuzați să le furnizați, este posibil ca:

• compania noastră nu poate încheia contractul sau continua relația contractuală cu dumneavoastră
• compania noastră a făcut imposibil ca aceasta să își onoreze parțial/total obligațiile față de dumneavoastră.

În cazul în care considerați că informațiile conținute în acest document sunt ambigue sau conțin ambiguități, puteți solicita clarificări în acest sens de la noi la contact@apollotech.ro.

Prin prezenta Notă, am luat la cunoștință informațiile furnizate de Apollo Technologies în măsura Regulamentului și am fost informat de Apollo Technologies cu privire la drepturile conferite de Regulamentul și legea română privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datele cu caracter personal și libera circulație a acestor date.